Ben jij net gestart met jouw afstudeeronderzoek op het gebied van procesoptimalisatie? En kun je hulp gebruiken bij het vormgeven van je onderzoek? Vanuit onze praktijkervaring adviseren wij je om drie stappen te doorlopen.
Stap 1: Breng het huidige proces in kaart
Dit wordt ook wel de IST-situatie genoemd. Doorloop hiervoor zelf de verschillende stappen van het proces. Zo weet je precies welke handelingen onderdeel zijn van het proces en heb je inzicht wat er gebeurt binnen een handeling.
Afhankelijk van het type opdracht, kun je bijvoorbeeld meten hoelang een onderdeel duurt of hoeveel wachttijd er tussen verschillende handelingen zit.
Werk de processtappen vervolgens zowel visueel als tekstueel uit. Op die manier creëer je overzicht in het proces en kun je mensen met een verschillende voorkeur voor het ontvangen van informatie meenemen in het proces.
Stap 2: Breng het gewenste proces in kaart
Dit noem je ook wel de SOLL-situatie. Belangrijk is dat het gewenste proces ook haalbaar moet zijn wil je de verandering kunnen realiseren. Houd rekening met de functies en mogelijkheden van het systeem waarmee gewerkt wordt.
Voor het realiseren van een verandering heb je draagvlak nodig. Om draagvlak te creëren is het belangrijk om de stakeholders in kaart te brengen en met hen in gesprek te gaan. Hun input is waardevol omdat zij dichtbij of zelfs op de werkvloer staan en dagelijks deze processtappen uitvoeren. Zij hebben vaak ideeën over een verbetering en de optimale situatie. Deze kun je ophalen in bijvoorbeeld een brainstormsessie of focusgroepen. Op deze manier kun je hen mede-eigenaar maken van de verandering.
Blijf tijdens dit proces continu in gesprek met je opdrachtgever, zodat hij weet wat er speelt en je kan bijsturen als dat nodig is.
Stap 3: Maak een GAP-analyse en start met procesoptimalisatie
Als laatste stap leg je het huidige proces en het gewenste proces naast elkaar, oftewel je gaat een GAP-analyse maken. Dit is het moment om te kijken welke stappen nog nodig zijn om het proces te optimaliseren. Concretiseer deze stappen aan de hand van de SMART-methode.
Voor een succesvolle verandering is het essentieel om medewerkers te betrekken in het project. De eerste stap heb je hier al in gezet bij het in kaart brengen van het huidige proces; hier leren ze jou kennen en andersom. Stap 2 geeft de kans om medewerkers te betrekken bij het in beeld brengen van het gewenste proces. De enthousiastelingen kun je mede-eigenaar maken van de optimalisatie, zodat zij ambassadeur worden bij hun directe collega’s.
Naast betrokkenheid is er nog een aantal ingrediënten nodig voor een succesvolle verandering, kijk bijvoorbeeld eens naar de ‘Theory of planned behavior’ van Icek Ajzen.
We hopen je hiermee een indruk te hebben gegeven van hoe een project op het gebied van procesoptimalisatie eruitziet. We wensen jou veel succes en plezier met je afstudeeronderzoek!